¿Puede una empresa escribirte por WhatsApp si el teléfono es tuyo? La respuesta es no… salvo que tú quieras. Esta fue la conclusión a la que llegó la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en una reciente resolución que está marcando un importante precedente para la gestión de las comunicaciones laborales y el respeto a la privacidad digital de los trabajadores.
El caso se resolvió el pasado 5 de marzo, cuando la AEPD dio la razón a un empleado que había denunciado a su empresa por enviarle mensajes de trabajo a su número personal de WhatsApp, a pesar de haber comunicado reiteradamente que no autorizaba ese uso. La empresa fue sancionada por vulnerar el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), concretamente el artículo 6.1, que exige una base jurídica para cualquier tratamiento de datos personales.
El consentimiento como pilar básico en el ámbito laboral
Uno de los principios fundamentales del RGPD es que el tratamiento de datos solo será lícito si existe consentimiento libre, específico, informado e inequívoco del interesado. En este caso, el número de teléfono personal del trabajador constituye un dato personal, y su uso para fines laborales sin consentimiento explícito vulnera este principio.
Este hecho pone de relieve una situación más común de lo que parece: el uso informal o arbitrario de canales personales (como WhatsApp o Telegram) para tratar temas laborales, sobre todo en pequeñas y medianas empresas donde no siempre existen herramientas corporativas diferenciadas ni protocolos claros de comunicación.
Según expertos, no hay regulación específica que permita a las empresas utilizar el móvil personal del trabajador sin más. Ni el Estatuto de los Trabajadores ni la Ley de Trabajo a Distancia recogen este supuesto. “Lo único que existe son criterios jurisprudenciales y resoluciones de la AEPD que establecen claramente que debe existir consentimiento, y que este debe ser verdaderamente libre”.
¿Es realmente libre el consentimiento dentro de una relación laboral?
Aquí aparece una cuestión clave: ¿Puede considerarse libre el consentimiento de un empleado que se ve en la tesitura de tener que decirle “no” a su empresa? Tanto la AEPD como el Tribunal Supremo han sido cautelosos a la hora de considerar el consentimiento otorgado dentro de una relación jerárquica como la laboral, donde el trabajador puede sentirse presionado o temer represalias.
Por tanto, aunque el trabajador entregue voluntariamente su número personal, este consentimiento podrá ser cuestionado si no existen garantías claras de que ha sido prestado sin coacción ni consecuencias adversas.
Además, la persona trabajadora puede revocar ese consentimiento en cualquier momento. Y si lo hace, la empresa debe cesar inmediatamente en el uso de ese canal, sin que ello afecte a las condiciones laborales del trabajador.
La excepción del teletrabajo… pero con matices
En una sentencia reciente de abril de 2024, el Tribunal Supremo ha abierto una excepción limitada: si el trabajador desarrolla más del 30% de su jornada mediante teletrabajo, y se presenta una situación de urgencia real, la empresa podría pedir el número de contacto personal. Pero incluso en ese caso, deberá justificar adecuadamente esa necesidad y demostrar que no hay otro medio disponible.
Fuera de ese contexto, la norma general sigue siendo que el teléfono personal es intocable si el trabajador no lo autoriza.
Cuando el móvil es corporativo, cambian las reglas del juego
El escenario es diferente cuando es la empresa la que proporciona las herramientas de trabajo, como teléfonos, ordenadores o cuentas de correo. En ese caso, la compañía puede establecer condiciones de uso y ejercer ciertos controles, siempre que se respete la privacidad del trabajador.
Ahora bien, para que ese control sea válido, debe existir una política interna clara, escrita y comunicada, que establezca los límites y condiciones de uso de dichos dispositivos. Esa política debe, además, cumplir con la legislación laboral y de protección de datos, e incluir cláusulas de proporcionalidad y finalidad concreta del tratamiento.
Por su parte, el trabajador tiene derecho a un uso moderado y razonable de los medios corporativos, aunque debe ceñirse a lo que dispongan las normas internas. Por ejemplo, si la empresa prohíbe expresamente el uso personal del móvil corporativo, debe cumplirse.
¿Quién debe aportar los medios? La clave del trabajo a distancia
En el contexto del teletrabajo, regulado por la Ley de Trabajo a Distancia, la norma es clara: la empresa está obligada a proporcionar todos los medios necesarios para el desarrollo del trabajo remoto. Esto incluye teléfono, conexión a internet, software, equipos informáticos, etc.
Fuera de este ámbito, si el trabajo es 100% presencial o híbrido sin superar el 30% de jornada remota, la empresa puede solicitar el uso de herramientas propias del trabajador solo si éste acepta libremente. Si no hay consentimiento, no puede exigirse.
Recomendaciones para empresas y trabajadores
Para empresas:
- No utilices números personales sin consentimiento explícito y documentado.
- Ofrece canales corporativos adecuados para la comunicación profesional.
- Desarrolla una política clara de uso de herramientas tecnológicas.
- Facilita medios propios en caso de teletrabajo para evitar ambigüedades.
Para trabajadores:
- Si no deseas usar tu teléfono personal, comunícalo por escrito.
- Tienes derecho a retirar tu consentimiento en cualquier momento.
- Asegúrate de conocer y respetar las políticas internas sobre uso de medios digitales.
- Si consideras que se están vulnerando tus derechos, puedes acudir a la AEPD.
A tener en cuenta que la privacidad digital como derecho laboral emergente
En una era marcada por la digitalización de las relaciones laborales, los límites entre lo profesional y lo personal no deben difuminarse por comodidad operativa. Este caso no solo sienta un precedente jurídico, sino que pone en valor el derecho a la desconexión, a la intimidad y al control de los propios datos personales.
La relación laboral debe construirse sobre el respeto, y eso incluye no invadir el espacio digital privado sin permiso. Como demuestra esta resolución de la AEPD, el teléfono móvil no es una herramienta laboral… hasta que tú decidas que lo sea.
