Cómo escalar tu gestión empresarial por medio de tecnología

Cómo escalar tu gestión empresarial por medio de tecnología

Ya sea que te estés preparando para establecer un nuevo departamento dentro de tu empresa o abrir una nueva franquicia, la escalabilidad puede significar muchas cosas diferentes para los empresarios.

La escalabilidad empresarial determina hasta qué punto tu marca está preparada para crecer, expandirse o adaptarse a las nuevas condiciones del mercado.

En la actualidad, existen varias formas de aplicar los conceptos de escalabilidad en una organización, y puede que no exista un método único para hacerlo. Sin embargo, la transformación digital, la escalabilidad basada en el software e inversión en la tecnología adecuada, pueden agilizar los flujos de trabajo existentes, desarrollar procesos más eficaces y automatizar tareas críticas para garantizar la prosperidad de tu empresa.

Pero vamos paso a paso. A continuación te diré cómo lograr la escalabilidad para la mejora de tu gestión empresarial.

Qué es la escalabilidad empresarial

Cuando piensas en la escalabilidad para tu empresa lo más probable es que pienses en el crecimiento comercial. Después de todo, uno de los principios funcionales de la ampliación de un negocio es prepararla para satisfacer demandas crecientes o cambiantes. En última instancia, la escalabilidad se refiere a que tu empresa siga funcionando a medida que se amplía, ajusta o adapta.

Muchos profesionales consideran crucial la escalabilidad, ya que puede estimular el crecimiento, ahorrar dinero y ayudar a desarrollar un mensaje de marca más coherente. 

Además, la escalabilidad empresarial es vital porque permite mantener a tu empresa en sintonía con los cambiantes intereses y necesidades de los consumidores, sin perder de vista la disponibilidad de recursos, las condiciones de envío y las tasas de inflación.

En muchos sentidos, la tecnología y la escalabilidad son inextricables. La tecnología, básicamente, ha facilitado que las empresas crezcan y accedan a mercados antes impensables. De hecho, las empresas que escalan de manera correcta suelen hacerlo porque invierten en las tecnologías, herramientas y aplicaciones adecuadas.

Por qué aprovechar la tecnología te ayudará a escalar tu negocio

Supón que te estás preguntando cómo escalar tu negocio con la ayuda de la tecnología emergente, como la IA generativa. Hacerte esta pregunta significa que ya vas por buen camino, ya que invertir en nueva tecnología es un paso enorme para muchos empresarios, especialmente en Latinoamérica.

Cualquier nueva integración tecnológica tiene un grado de riesgo y recompensa: por ejemplo, introducir un software complejo para una empresa que no lo necesita puede ser contraproducente. Afortunadamente, las soluciones tecnológicas escalables suelen ahorrar tiempo, dinero y recursos a tu negocio.

Para empezar, la tecnología puede automatizar muchos procesos empresariales, reduciendo el tiempo y el esfuerzo necesarios para completar las tareas. Esto puede ayudarte a aumentar la eficiencia y, sobre todo, la productividad, permitiéndote gestionar más trabajo en menos tiempo o eliminar tareas redundantes.

Muchos empresarios utilizan las diferentes herramientas tecnológicas para mejorar la experiencia del cliente proporcionándole un servicio más rápido y personalizado. Por ejemplo, puedes utilizar chatbots para ofrecer asistencia 24/7 o usar análisis de datos para comprender las preferencias y el comportamiento de los clientes.

Cuando te plantees ampliar un negocio, recuerda que la tecnología también puede ayudarte a recopilar y analizar datos sobre tu empresa y tus clientes. Así podrás identificar tendencias, realizar un seguimiento del rendimiento y tomar decisiones basadas en datos que pueden ayudarte a ampliar tu negocio de forma más eficaz. Sin embargo, no olvides que toda la tecnología del mundo nunca podrá reemplazar la capacidad humana de pensar y conducir la estrategia que te llevará al éxito.

Tecnología y alineación de estrategias: pilares del éxito empresarial

La tecnología emerge como un facilitador esencial para el crecimiento sostenible, con el 92 % de las empresas considerándola esencial o muy importante, según el más reciente estudio de mercado exclusivo de HubSpot que se hizo con el propósito de explorar y profundizar en el conocimiento sobre el crecimiento empresarial.

Esto subraya la necesidad de adoptar y aprovechar las herramientas tecnológicas para prosperar en el entorno empresarial actual.

En la misma encuesta se encontró que cuando se trata de alineación, el 55 % de las empresas considera que las estrategias de sus equipos de marketing y ventas están totalmente alineadas con sus objetivos de crecimiento, demostrando una cohesión fundamental para el éxito continuo.

Las empresas están adoptando estrategias diversas para alcanzar el crecimiento sostenible, enfrentando desafíos con determinación y reconociendo la importancia crucial de la tecnología y la alineación estratégica. En este viaje empresarial, la flexibilidad y la adaptabilidad son la clave para superar los desafíos y alcanzar nuevas alturas.

Acelerar la creación: IA generativa democratizada

Como te mencioné, la planificación estratégica es fundamental. Según el informe Top Strategic Technology Trends for 2024 de Gartner: «para 2026, la IA generativa alterará significativamente el 70 % de los esfuerzos de diseño y desarrollo de nuevas aplicaciones web y apps móviles. En 2026, más del 80 % de las empresas habrán utilizado API de IA generativa, modelos y/o desplegado aplicaciones habilitadas para GenAI en entornos de producción, frente a menos del 5 % en 2023».

GenAI, o Inteligencia Artificial Generativa, es la capacidad de los modelos de IA para crear nuevas variaciones de contenido, incluyendo imágenes, video, audio y texto. Las aplicaciones GenAI tienen el potencial de automatizar una amplia gama de tareas, impulsando así la productividad, reduciendo costos y ofreciendo nuevas oportunidades de crecimiento.

Aunque la IA existe desde hace décadas, la llegada de ChatGPT en noviembre de 2022 democratizó el acceso a esta tecnología y creó el potencial para transformar cómo compiten y trabajan casi todas las empresas.

Las aplicaciones GenAI pueden hacer que vastas fuentes de información -internas y externas- sean accesibles y estén disponibles para los usuarios empresariales a través de interfaces conversacionales de lenguaje natural (es decir, chatbots). 

Esto significa que la rápida adopción de GenAI democratizará significativamente el conocimiento y las habilidades en la empresa. Los grandes modelos lingüísticos permiten a las empresas conectar a sus trabajadores con el conocimiento en un estilo conversacional con una rica comprensión semántica. Las partes interesadas y los departamentos de la empresa se beneficiarán de esta gran cantidad de conocimientos. En el mismo informe de Gartner ponen como ejemplo un caso de éxito real:

«Thimble, por ejemplo, automatizó su proceso de cuentas por pagar extrayendo texto e imágenes de las facturas y utilizando un repositorio centralizado. Todo su equipo financiero tiene acceso al repositorio mediante consultas en lenguaje natural. Esto ha aumentado la productividad del equipo y ha supuesto un ahorro significativo al mejorar la calidad del procesamiento de facturas y conciliar automáticamente los errores», informan en el documento de Gartner.

Principales tecnologías para utilizar y escalar tu empresa

Ahora que conoces mejor la sinergia entre tecnología y escalabilidad empresarial, es esencial saber qué herramientas y aplicaciones pueden ayudarte a alcanzar tus objetivos. 

Desde el software de seguimiento del tiempo hasta las configuraciones personalizadas de CRM, algunas tecnologías benefician a los empresarios que aplican protocolos para la escalabilidad.

1. Herramientas de gestión de proyectos

Las herramientas de gestión de proyectos pueden ofrecer una visión rápida y ampliada del estado de todos los planes, junto con una inmersión más detallada en los datos existentes.

Al eliminar varios de los procesos manuales que implica la gestión de proyectos, es mucho más fácil para los empresarios ver dónde se encuentran sus iniciativas en relación con dónde deben estar. Cuando hablamos de ampliar una empresa, recuerda el papel fundamental que desempeña la gestión de proyectos en el proceso.

2. Herramientas de control del tiempo

El software de control horario es una de las herramientas de desarrollo empresarial más populares. Facilita a los empleados el registro de horas, permite acceder a informes laborales y agiliza considerablemente el proceso de facturación. Cuando incorporas un software de control horario con integraciones contables, puedes hacer que el crecimiento de tu marca sea mucho más sencillo.

Las herramientas de control del tiempo pueden ayudar a mejorar la responsabilidad de los empleados, a facturar con mayor precisión y a mejorar la programación de los proyectos y procesos para que puedas ofrecer estimaciones más firmes. 

3. Herramientas CRM

La escalabilidad de la empresa es uno de los factores más importantes que influyen en la selección de las herramientas de CRM. Después de todo, no querrás empezar a crear una base de datos de clientes que no pueda ampliarse para satisfacer las crecientes demandas de los consumidores o las continuas necesidades de la empresa. 

Las herramientas de CRM facilitan la creación de una red diversa de clientes potenciales y existentes y el seguimiento de su proceso a través de los embudos de conversión establecidos por la organización.

4. Herramientas de onboarding de empleados

Un componente importante de la ampliación de una empresa se centra en los recursos humanos, la contratación y otras necesidades de personal. Encontrar candidatos adecuados para los puestos vacantes requiere tiempo, energía y dinero. 

La formación puede complicar aún más las cosas, dependiendo del tamaño de la empresa y de los recursos disponibles. Con la tecnología y las herramientas de onboarding específicas te resultará mucho más fácil poner al día a los nuevos empleados por medio de capacitaciones virtuales.

5. Herramientas de comunicación en equipo

Con el trabajo remoto más popular que nunca, tiene sentido para muchas empresas utilizar fuerzas de trabajo distribuidas. La implementación de herramientas de comunicación en equipo puede ayudar a mantener a los empleados conectados mientras se amplía la empresa. 

Tanto si se trata de simples herramientas de chat como de la introducción de sistemas para compartir archivos o aplicaciones de software, querrás estar seguro de que dichas herramientas fomenten y mejoren la comunicación. Además con el advenimiento de la IA generativa algunos software pueden transcribir llamadas por ti, para que sea más fácil para el equipo de trabajo extraer contenido de allí.

6. Herramientas de facturación

Muchas marcas pierden tiempo y recursos debido a procesos de facturación obsoletos o ineficaces. Al tener un proceso estructurado y un software de facturación en unos pocos pasos, puede integrarse con los proveedores de pago elegidos, compartir facturas y cobrar, todo a escala. 

Escala tu gestión empresarial por medio de la tecnología

¡Prepárate para llevar tu empresa al siguiente nivel de forma rentable y sin sacrificar otros aspectos clave! Escalar tu empresa no se trata solo de hacerla crecer, sino de gestionar eficientemente el aumento en ventas, trabajo y producción. No permitas que tu empresa sufra debido a la alta carga de trabajo o la incapacidad de satisfacer la demanda.

Aprovecha las tecnologías disponibles y emergentes para superar los desafíos y aprovechar al máximo esta oportunidad única de crecimiento. Ahora es el momento perfecto para impulsar el crecimiento de tu empresa y asegurarte de que todos los aspectos se mantengan en equilibrio.

Fuente: Hubspot.

Francisco Motos

Francisco Motos

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