La regla de Pareto permite que las empresas se enfoquen en las actividades que generan más productividad. Aquí te explicamos en qué se basan.
La regla de Pareto, también conocida como regla 20/80, es una herramienta poderosa para optimizar un negocio y llevar una buena gestión de empresas. Aplicarla correctamente permite identificar qué actividades se deben priorizar para tener más productividad.
En ese sentido, al priorizar un porcentaje de tareas se logran maximizar ingresos con menos recursos. Además, puede ser un apoyo para cualquier proceso al momento de desarrollar ideas de negocios. Mientras exista una buena organización, se irá por buen camino.
La regla de Pareto es un principio que sugiere que, en diferentes áreas, contextos o situaciones, el 80% de los resultados son producto solo del 20% de las causas. En resumen, dice que una pequeña parte de las acciones son las que tienen un gran efecto en el resultado.
Por ello está tan relacionado con la priorización de tareas. Tenemos muchas responsabilidades dentro de un proceso, pero no todo se involucrará directamente con el objetivo que buscamos.
¿Qué es la regla de Pareto?
Origen de la regla de Pareto
El principio de Pareto tiene su origen a finales del siglo XIX y fue desarrollado por Vilfredo Pareto, un economista italiano. Él mismo creó esta teoría después de observar que el 80% de las tierras en Italia era propiedad del 20% de su población.
Sin embargo, siguió analizando y demostrando que este patrón se aplicaba a muchos contextos más allá de la distribución de espacios y riquezas. Se refleja incluso dentro de grandes proyectos empresariales.
Ventajas y desventajas de la regla de Pareto
Antes de profundizar más, es ideal aclarar las ventajas y desventajas que tiene este principio. Aquí te señalamos las más conocidas.
Ventajas:
- Genera grandes resultados minimizando los esfuerzos
- Permite aumentar métricas en menos tiempo porque lleva un orden apropiado.
- Deja claras las prioridades a todos los involucrados en un proceso o proyecto.
- Genera buena productividad diaria.
- Permite dividir el trabajo por grupos de tareas similares y complementarias.
Desventajas:
- Se puede interpretar mal y asumir que solo se deben esforzar un 20% para lograr los resultados. En realidad, el principio señala que se debe trabajar más en aspectos específicos para conseguir los objetivos y no malgastar recursos ni tiempo.
- Algunas veces se aplica y los miembros del equipo se enfocan en una sola tarea y dejan de lado otras importantes que son similares y prioritarias. Te puedes esforzar en tareas muy relevantes, pero no olvidar el resto.
¿Para qué sirve la regla de Pareto?
El principio de Pareto sirve para:
- Gestionar mejor el tiempo: Se obtienen mejores resultados en menos tiempo porque se priorizan actividades.
- Potencia el crecimiento: Queda más tiempo para invertirlo en otras áreas y generar crecimiento.
- Reduce el estrés y la ansiedad laboral: Los empleados no se sobrecargan, generando más satisfacción y bienestar.
- Aumenta la autonomía: Al trabajar con orden y enfocados en ciertas tareas, se logra seguridad y autonomía.
- Optimizar recursos: Esto es indiscutible, sirve para generar más productividad porque logra menos desgaste y se optimizan los recursos.
- Potencia del trabajo en equipo: Se organizan menos los equipos de trabajo y se logra una mejor participación de cada miembro.
Forma de aplicar la regla de Pareto en la gestión empresarial
La regla 20/80 se puede aplicar en muchas áreas de la gestión empresarial. A continuación, te explicamos algunas de las más importantes.
- Optimización de tareas y tiempo: Se deben identificar las actividades más importantes para dedicarles más tiempo. Esto significa que existen tareas con más valor para lograr los objetivos y allí se potencia el esfuerzo.
- Gestión de clientes y ventas: Según la regla y el análisis de los mercados, el 20% de los clientes pueden generar 80% de ingresos, así que toca priorizarlos. Esto se hace mediante un análisis de cada cliente, de tal modo que se identifiquen los beneficiosos o cuáles toca trabajar más para fidelizar.
- Recursos humanos y productividad: Aquí se señala que el 20% de los empleados suele ser el responsable del 80% de los mejores resultados. Por ello, se debe aprovechar el talento humano más productivo y apoyarlo con herramientas valiosas, al igual que buena formación.
- Gastos de la empresa: Las finanzas también son relevantes, pues con la regla 20/80 se dice que el 20% de las partidas generan el 80% de los gastos. Aquí toca detallar cada movimiento y analizar que los recursos se utilicen de la mejor manera.
¿Cómo aplicar la regla de Pareto en una empresa?
Ampliar el principio de Pareto requiere de tres pasos esenciales y a continuación te los explicamos.
Identificar las áreas claves. Aquí no solo hablaremos de tareas específicas, sino de las áreas más prioritarias de la empresa. Es vital identificarlas para saber hacia dónde se destina el mayor esfuerzo.
¿Y cómo se hace esto? Enumerando cada actividad en la empresa, después analizando los resultados de cada una y descubrir cuáles tienen las mejores métricas y beneficios.
Priorizar los esfuerzos. Al terminar con el análisis anterior, debes comenzar a priorizar los esfuerzos en las actividades que mayor beneficio arrojaron. Aquí te tocará mejorar la distribución de los recursos, para asignar mayor tiempo y dinero a ese 20% que lo necesita.
Recuerda que debes concentrarte en aquellas áreas que han dado mayor impacto y te generan el 80% de los beneficios.
Automatización de tareas secundarias. Aunque no estén de primeras en la lista de prioridades, las tareas secundarias no se pueden descuidar porque forman parte del equilibrio de la empresa. Sin embargo, puedes automatizarlas para no gastar tanto tiempo en ellas.
Para esto te puedes apoyar de buena tecnología, al igual que crear grupos de trabajo con delegaciones estratégicas. Por ejemplo, si te vas a enfocar en un número específico de clientes que dan muchos beneficios, no debes descuidar los otros porque al final podrás obtener su fidelización.
Ejemplos de uso de la regla de Pareto
Ya hemos señalado que la regla 20/80 se puede usar en servicio al cliente, priorizando los que generan más rentabilidad, también para gestionar mejor el tiempo y crear grupos de talento humano más efectivos. Sin embargo, hay otras áreas y ejemplos que debes conocer.
- Análisis de productos o servicios: Al aplicar el 20/80, se logra determinar la cantidad de productos que son más rentables dentro de un negocio, pues no todos van a generar los mismos ingresos. Una vez que se hace, se potencian y promueven con más esfuerzo.
- Gestión de inventario y proveedores: Así como en el inventario se puede ver que el 20% de los productos representan el 80% de las ventas, también sucede con los proveedores, pues un porcentaje mejor de ellos son los que aportan los suministros necesarios. Esto te permite crear mejores relaciones con tus aliados comerciales.
- Marketing y ventas: En este ejemplo, se sabe que la regla de Pareto permite identificar el porcentaje de canales más efectivos para llegar a más clientes y concretar ventas. En concreto, un 20% de los canales pueden ser los responsables del 80% de las ventas.
Fuente. Emprendedores.es
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